Code of Compliance

Liebe Mitarbeiterin, lieber Mitarbeiter, liebe Kunden,liebe Lieferanten, liebe Interessierte,

der Begriff „Compliance“ ist heute im Geschäftsleben allgegenwärtig. Compliance bezeichnet die Verpflichtung eines Unternehmens, sich an die bestehenden Gesetze und Regeln, die von Gesetzgeber und Aufsichtsbehörden vorgegeben werden, zu halten und deren Einhaltung mit geeigneten Maßnahmen sicherzustellen. Dazu zählen auch Regeln, die sich ein Unternehmen und dessen Eigentümer selbst auferlegen.
Compliance spielt für uns eine wichtige Rolle: Einerseits stellen in- und ausländische Gesetzgeber, Behörden und Versicherer, Banken, Kunden und Lieferanten hohe Anforderungen an uns, was Compliance betrifft. Andererseits legen auch wir bei Rocholl schon immer größten Wert auf die Einhaltung der Gesetze sowie die Erfüllung unserer eigenen Regeln und unserer hohen ethischen Standards als Familienunternehmen. Natürlich lassen sich nur dann alle Vorgaben erfüllen, wenn alle bei Rocholl gemeinsam an einem Strang ziehen – und wenn zudem die Organisation entsprechend aufgestellt ist, um uns die Einhaltung aller Regeln zu ermöglichen bzw. zu erleichtern. Dafür setzen wir uns konsequent ein.

Die Grundlage hierfür bilden unsere Rocholl Werte, welche nur dann gelebt werden können, wenn wir uns gesetzes- und regelkonform verhalten.
Der vorliegende Compliance Kodex gibt Ihnen einen guten Überblick darüber, worauf wir bei Compliance besonders achten und welche Regeln für uns maßgeblich sind – auch im Umgang miteinander und mit anderen. Er ist für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin verbindlich.

Wir erwarten von Ihnen, dass Sie sich mit unserem Compliance Kodex vertraut machen und uns künftig tatkräftig bei der Umsetzung unterstützen.

Die Geschäftsführung der Rocholl GmbH

Unsere Verantwortung für Compliance

Zu den Grundsätzen und Zielen unseres unternehmerischen Handelns bei Rocholl gehört u.a. verantwortungsvolles Handeln im Einklang mit den Gesetzen und Konventionen sowie im Einklang mit unseren internen Vorgaben.
Compliance umfasst mehr als nur die Einhaltung der Gesetze und Regeln. Diese stellen lediglich Mindestanforderungen dar. Compliance ist dabei als Prozess zu betrachten und dieser Prozess funktioniert nur, wenn wir alle ihn permanent auf seine Geeignetheit, Aktualität und Einhaltung überprüfen.

Es liegt somit in unser aller Verantwortung, sich mit den Inhalten dieses Compliance Kodex vertraut zu machen, ihn in das eigene Verhalten einzubeziehen und bei Entscheidungen zu berücksichtigen. Eine Nichtbeachtung der Leitlinien aus diesem Compliance Kodex kann negative Folgen mit sich bringen, sowohl für Rocholl als auch für einzelne Mitarbeitende oder Geschäftspartner.

Der Compliance Kodex ist daher für alle Mitarbeitenden, Führungskräfte und Gesellschafter verbindlich – Verstöße tolerieren wir nicht.

Mit der kontinuierlichen Prüfung unserer Compliance-Kultur lassen wir bei Rocholl niemanden allein. Der Geschäftsführer steht bei Fragen jeglicher Art zur Verfügung.
Bitte zögern Sie nicht, bei Fragen die Geschäftsführung anzusprechen.

Die Rocholl Werte

Grundlage für Compliance sind die Werte bei der Rocholl GmbH.

Respekt, Vertrauen, Verantwortung, Mut und klare Ziele fördern gesetzeskonformes Verhalten. Andererseits werden die Werte nur dann tatsächlich erfüllt und gelebt, wenn sich jeder gesetzes- und regelkonform verhält. Compliance ist die Grundlage für werteorientiertes Verhalten. Nicht gesetzeskonformes Verhalten verstößt gegen die Werte.

Ein gemeinsames Werteverständnis – eine Unternehmenskultur, die von allen mitgetragen wird – ist die grundlegende Basis. Unsere Rocholl Werte sind das Fundament, das uns Orientierung gibt und als Wegweiser fungiert.

Unsere gesellschaftliche Verantwortung

a. Menschenrechte

Die große Bedeutung grundlegender Menschenrechte ist uns bewusst. Wir achten, schützen und fördern die geltenden Vorschriften zum Schutz der Menschen- und Kinderrechte als grundlegende und allgemeingültige Vorgaben. Wir verurteilen Kinderarbeit und lehnen jegliche Art der Zwangsarbeit bzw. Arbeit zu unfairen oder unsicheren Bedingungen ab. Wir beachten das Mindestalter für die Beschäftigung von Kindern und untersagen solche Tätigkeiten, die ihre Gesundheit und Sicherheit gefährden.

Unser Vorgehen lehnen wir insbesondere an die folgenden Standards und Rahmenwerke an:

Allgemeine Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen (UN-UDHR)
Konventionen und Empfehlungen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) zu Arbeits- und Sozialstandards
Prinzipien des Global Compact der Vereinten Nationen (UNGC)
Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Darüber hinaus befolgen wir, überall wo wir aktiv sind, die jeweils vor Ort geltenden Gesetze.

Wir erwarten auch von unseren Geschäftspartnern, dass diese im Einklang mit den Gesetzen und unseren Prinzipien handeln. In diesem Zusammenhang ist es uns ein wichtiges Anliegen, dass auch in unseren Lieferketten die Menschenrechte eingehalten werden. Wir wählen daher unsere Lieferanten sorgfältig aus und ergreifen alle notwendigen Maßnahmen, um jegliche menschenrechtlichen Risiken zu minimieren bzw. der Entstehung solcher vorzubeugen.

b. Anti-Diskriminierung

Wir verpflichten uns, jegliche Form der Diskriminierung zu verbieten bzw. entschlossen dagegen vorzugehen.

Wir dulden keine Diskriminierung – weder aufgrund von Hautfarbe, Geschlecht, Alter, Staatsangehörigkeit, politischer oder religiöser Überzeugung, sozialer oder ethnischer Herkunft, Behinderung oder sexueller Ausrichtung.

Wir legen großen Wert auf ein respektvolles Miteinander.

Belästigungen körperlicher, sexueller, psychischer oder verbaler Art werden nicht toleriert und ziehen dienst- bzw. arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich.

c. Nachhaltigkeit

Als traditionsreiches Familienunternehmen ist uns die Nachhaltigkeit unseres Handelns besonders wichtig. Wir möchten den Lebensstandard der heutigen Generation verbessern, ohne die Möglichkeiten künftiger Generationen zu beschneiden, ihren eigenen Lebensstandard verbessern zu können. Dieser Grundsatz erfordert eine langfristige Perspektive bei wichtigen Entscheidungen.

Unsere Nachhaltigkeitsstrategie richtet sich an den 17 Zielen für nachhaltige Entwicklung (Sustainable Development Goals) der Vereinten Nationen aus.

Wir verpflichten uns, zu Umwelt- und Klimaschutz beizutragen und bei allen geschäftlichen Aktivitäten einen vorsorgenden Ansatz im Hinblick auf ihre Umwelt- und Klimaauswirkungen zu verfolgen. Dabei halten wir alle geltenden nationalen sowie internationalen Umweltgesetze und -vorschriften ein und besitzen alle notwendigen Genehmigungen und/oder Lizenzen. Unser Umweltzertifikat nach der ISO 14001:2015 unterstreicht diese Bemühungen.

UNSERE VERANTWORTUNG ALS GESCHÄFTSPARTNER

a. Integrität im Geschäftsverkehr

Wir bei Rocholl beachten die strikte Trennung von privaten Interessen des Einzelnen und den Interessen des Unternehmens.

Hierzu gehört, dass Entscheidungen über Belange des Unternehmens sachlich und frei von der Beeinflussung durch rein private Interessen getroffen werden und mögliche Interessenskonflikte der jeweils zuständigen Führungskraft stets offengelegt werden.

b. Anti-Korruption

Korruption stellt in vielen Branchen und Ländern ein gesellschaftliches Problem dar. Korruption und Bestechung sind darüber hinaus moralisch falsch und in den meisten Ländern gesetzlich verboten. Wir sind überzeugt, dass die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden und die Produktqualität für den unternehmerischen Erfolg ausschlaggebend sind und lehnen daher Korruption und Bestechung strikt ab. Es ist im Interesse von Rocholl, jegliche Art von Bestechung oder unredlicher Vorteilsgewährung, ob direkt oder indirekt, in der Privatwirtschaft oder im staatlichen Bereich, abzulehnen sowie Mitarbeitende und Geschäftspartner hierfür zu sensibilisieren. Dies gilt sowohl für Zuwendungen von Mitarbeitenden an Geschäftspartner als auch für solche von Geschäftspartnern an unsere Mitarbeitenden.

Alle Mitarbeitenden sind dafür verantwortlich sicherzustellen, dass alle Gesetze zur Bekämpfung von Korruption und Bestechung eingehalten werden. Diese Verpflichtung beinhaltet die Erwartung, dass sich jeder Einzelne gemäß den geltenden Gesetzen und den Compliance-Richtlinien verhält. Bestechung ist für uns kein Mittel, um einen Auftrag zu erlangen. Lieber verzichten wir auf ein Geschäft und auf das Erreichen interner Ziele, als gegen Gesetze zu verstoßen. Jeder Einzelne ist angehalten, sich eigenverantwortlich über die bei Rocholl existierenden Regelungen zu Compliance zu informieren und sich in Zweifels- oder Verdachtsfällen entsprechend dieser Regelungen an die Geschäftsführung zu wenden.

c. Fairness im Wettbewerb

Wir bekennen uns ausdrücklich zum fairen Wettbewerb und sind der Einhaltung des geltenden Kartell- und Wettbewerbsrechts verpflichtet. Wir stehen in stetem Austausch und Kontakt mit Kunden und Partnern. Der Austausch und die Zusammenarbeit der Vertreter von miteinander im Wettbewerb stehenden Unternehmen oder mit Kunden darf aber keinesfalls dazu führen, dass der reguläre und faire Wettbewerb eingeschränkt oder gar ausgeschlossen wird.

Untersagt sind daher insbesondere der Austausch strategischer Informationen sowie ein abgestimmtes Verhalten mit Wettbewerbern bzgl. Markt- oder Kundenaufteilung bzw. vergleichbare, unlautere Praktiken. Zu den strategischen Informationen gehören unter anderem Preise, Kundenlisten, Produktionskennziffern, Verkaufszahlen, konkrete Mengen und Umsätze, Kapazitäten, Qualität, Marketingpläne, Investitionen oder Technologien. Auch Dritte dürfen nicht dazu bewegt werden, uns vertrauliche Informationen über Wettbewerber zur Verfügung zu stellen.

d. Produkt-Compliance

Unsere Produkte und Dienstleistungen zeichnen sich durch ihre hervorragende Qualität aus. Die Basis dafür ist die Einhaltung von Gesetzen, Richtlinien und spezifischen Normen. Entsprechend dieser Regelwerke entwickeln, produzieren und optimieren wir unsere Produkte immer weiter.

Wir berücksichtigen im Rahmen der Produkt-Compliance neben den Anforderungen der für uns geltenden Regelwerke auch die Anforderungen unserer Kunden.

e. Außenhandels- und Steuer-Compliance

Als Unternehmen unterliegen wir u.a. dem Außenwirtschafts-, Steuer- und Zollrecht. Wir verpflichten uns, die geltenden Gesetze einzuhalten und die entsprechenden rechtlichen Pflichten zu erfüllen. Unternehmerische Tätigkeiten, Planungen und Entscheidungsfindungen werden vor diesem Hintergrund auch unter steuer- und zollrechtlichen Gesichtspunkten sorgfältig begleitet und geprüft.

Wir tragen dafür Sorge, dass es nicht zur unerlaubten Minderung von Abgaben und Steuern kommt. Wir kommen unseren Mitwirkungs- und Erklärungspflichten vollumfänglich nach.

Wir verpflichten uns, Handelsverbote, Embargos und sonstige Beschränkungen im internationalen Zahlungs- und Warenverkehr einzuhalten.

UNSERE VERANTWORTUNG AM ARBEITSPLATZ

a. Schutz von Know-how und Betriebsvermögen

Rocholl verfügt über umfangreiche Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie technisches Know-how.

Derartige vertrauliche Informationen sind die Basis des geschäftlichen Erfolgs von Rocholl. Es liegt daher im Interesse und in der Verantwortung aller Mitarbeitenden, dass diese vertraulichen Informationen unberechtigten Dritten nicht bekannt werden. Dies gilt auch über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus.

Zu einem fairen Wettbewerb gehört auch der Schutz des geistigen Eigentums und der Respekt vor fremden Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen. Ohne die Erlaubnis des Rechteinhabers werden wir solche vertraulichen Informationen nicht nutzen oder weitergeben.

b. Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit

Rocholl ist sich der Verantwortung für die Mitarbeitenden bewusst. Ein sicheres Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden ist hierbei ein zentrales Anliegen. Hierzu gehören insbesondere die Förderung der Gesundheit der Mitarbeitenden und die Risikominimierung für die Mitarbeitenden durch Gewährleistung eines hohen Standards an Arbeitssicherheit.

Wir stellen sicher, dass die gesetzlichen Bestimmungen für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz eingehalten werden. Wir bemühen uns darüber hinaus ständig um Verbesserung und Weiterentwicklung der Arbeitsbedingungen. Ferner stellen wir sicher, dass

Mitarbeitende insbesondere in allgemeine Sicherheitsbestimmungen, Notfallmaßnahmen und sicherer Maschinenbedienung unterwiesen werden;
eine sichere Arbeitsumgebung besteht und darüber hinaus Maßnahmen ergriffen werden, um arbeitsplatzbedingte Gefahrenquellen einzudämmen;
erforderliche Schutzausrüstung bereitgestellt und deren Gebrauch erläutert wird.

c. Dokumentation (Buchführung)

Zur Sicherstellung des Unternehmenserfolges treffen die Mitarbeitenden geschäftliche Entscheidungen aufgrund verantwortungsvoller, kaufmännisch sinnvoller, nachvollziehbarer Abwägung von Nutzen und Risiken, und dokumentieren dies in angemessener Art und Weise.

Jeder Einzelne ist sich zudem bewusst, dass eine den gesetzlichen Anforderungen genügende Dokumentation auch zum Schutz des Betriebsvermögens beiträgt.

Insbesondere eine klare, nachvollziehbare und nicht zuletzt vollständige Beleg- und Aktenführung ist hierfür unabdingbar. Für die Rechnungslegung relevante Umstände sind vollständig und richtig sowie in Übereinstimmung mit den internen Richtlinien transparent zu dokumentieren.

Die Vernichtung von Unterlagen findet ausschließlich in Übereinstimmung mit den Gesetzen und internen Richtlinien statt. Unterlagenvernichtung mit dem Ziel, diese der Kenntnis von Behörden oder öffentlichen Stellen zu entziehen, ist untersagt.

d. Informationssicherheit

Wir sind uns der Herausforderungen der Informationsgesellschaft und der mit der Digitalisierung einhergehenden Chancen und Risiken bewusst. Der Schutz von Geschäftsgeheimnissen hat für uns einen hohen Stellenwert. Wir behandeln eigene Geschäftsgeheimnisse und die unserer Geschäftspartner vertraulich und geben vertrauliche Informationen nicht an unberechtigte Dritte weiter. Wir verpflichten uns dem Schutz unserer Informationen und dem Schutz der Informationen, die uns anvertraut werden. Dabei strengen wir uns an, die Informationssicherheit aktiv zu unterstützen und die Regeln in unserem Geschäft umzusetzen. Die Geschäftsführung ist in besonderem Maße dafür verantwortlich, ihre Mitarbeitenden zu sensibilisieren und die Einhaltung der Unternehmensvorgaben sicherzustellen und durchzusetzen.

Informationstechnologie ist eine wichtige Grundlage für die Geschäftstätigkeit von Rocholl. Wir sind uns möglicher Sicherheitsrisiken bewusst. Daher nutzen wir unsere E-Mail-Accounts, das Internet und sonstige Informationssysteme verantwortungsbewusst und haben Maßnahmen etabliert, um Cyber-Angriffe abzuwehren.

e. Datenschutz

Die international zunehmende Regulierung des Datenschutzes bei gleichzeitig steigender Vernetzung von Geschäftsprozessen, z.B. durch Cloud-Services und Arbeitsteilung über Organisationen hinweg, stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Rocholl bewältigt diese Herausforderungen durch vorausschauendes Handeln und ein prozessübergreifendes Risikomanagement. Wir legen großen Wert auf eine sichere und rechtskonforme Übermittlung personenbezogener Daten und streben an, das implementierte, europäische Datenschutzniveau auch zu erreichen.

Wir sind davon überzeugt, dass jeder Mensch ein Recht auf Privatsphäre hat, und achten diese entsprechend. Wir sind bestrebt, personenbezogene Daten nur zu den Zwecken zu verarbeiten, für die wir sie erhoben haben, die Übermittlung und Kenntnisnahme durch Unberechtigte zu verhindern und den Transfer von Daten nach den gültigen Regeln der europäischen Gesetzgebung durchzuführen.

f. Umgang mit sozialen Medien

Die Bedeutung von sozialen Medien ist uns bewusst – und auch wir nutzen verschiedene Kanäle. Dabei ist wichtig, dass nur von Rocholl autorisierte Mitarbeitende offizielle Statements abgeben und veröffentlichen dürfen. Darüber hinaus vertreten die Mitarbeitenden stets ihre persönliche Meinung, für welche sie grundsätzlich selbst verantwortlich sind. Dabei ist ein höflicher und respektvoller Umgang selbstverständlich. Wettbewerber, Kolleg*innen oder andere Personen werden nicht negativ hervorgehoben, die Meinung anderer wird respektiert.

Darüber hinaus achten wir auch auf einen rechtssicheren Umgang in den sozialen Medien. Datenschutzrechte werden genauso berücksichtigt wie Wettbewerbs- und Markenrechte sowie Urheber- und Persönlichkeitsrechte an Bildern, Fotos, Texten, Videos etc. Geheimhaltungsbedürftige Informationen werden grundsätzlich auch hier vertraulich behandelt. Wir beachten die internen Hinweise zum Umgang mit sozialen Medien.

UNTERSTÜTZUNG UND HINWEISGEBERSYSTEM

Haben Sie Schwachstellen oder sonstige Umstände entdeckt, die zu Rechts- oder Compliance-Verstößen führen können oder bereits geführt haben, wenden Sie sich bitte an

Ihre Führungskraft oder
die Geschäftsführung,

Hinweise sowie die Identität von Hinweisgebenden werden im Rahmen der Prüfung und Bearbeitung vertraulich behandelt. Dies gilt nicht, sofern die Hinweisgebenden einer Offenlegung ihrer Identität ausdrücklich zustimmen oder ein Gesetz, eine gerichtliche oder behördliche Entscheidung die Offenlegung der Identität der Hinweisgebenden oder des Hinweises erfordert. Rocholl sichert Hinweisgebenden zu, dass im Falle einer anonymen Meldung keinerlei Schritte unternommen werden, die Hinweisgebenden zu identifizieren.

Rocholl GmbH, Stand 02.11.2024